事例2:社内提出書類
以下は、WIZDOMの持つ書類作成・承認、情報共有、基盤システム連携の各機能をフルに活かし、作業所提出社内書類の作成~承認~保管までの手続きを電子運用している業務改善の例です。
○社内書類運用課題
- QCDSEの観点より、作業所の社内提出書類が多い。
- 組織・規定の変更により書式が頻繁に変更されるので、新旧書式の混在運用が発生してしまう。
- 複数書類に規模、工期等の概要情報の重複記入が多い。
- 主管部門は、全工事の提出状況把握が容易でない。
○WIZDOMを適用した例
<運用方式(上図参照)>
作業所:
- WIZDOMサーバから最新書式を入手し、書類作成する。
- 内勤部門に電子提出する。
内勤管理部門:
- 最新の統一書式を提供する。
- 作業所提出の書類を受理・内容確認・承認の手続きを行う。
- 全工事の提出状況を管理する。
<適用書類>
- ・ 施工計画書、品質計画書、等
- ・ 種々の許認可申請・届け
- ・ 月次工事報告書(進捗、写真等)
- ・ 品質管理報告書
- ・ 竣工記録、その他
<効果>
- 最新書式を社内統一利用できる。
- 書類の入手・作成・修正・提出・承認の処理時間を短縮できる。
- 提出書類を工事関係者で情報共有(ISO対応にも効果的)できる。
- 提出義務のある書類に関して全作業所の提出状況把握が向上できる。